Dal tenere sotto controllo il budget al migliorare il funzionamento dell'azienda, il passaggio alla carta può davvero semplificare le cose. Ma prima di lanciarsi nel mondo digitale, è bene sapere quali sono gli strumenti più adatti a voi.

Perché passare alla carta?

L'eliminazione della carta comporta molti vantaggi. Fa risparmiare tempo, riduce i costi, aumenta la sicurezza dei dati e aiuta l'ambiente. Infatti, uno studio dell'Environmental Paper Network ha rilevato che un impiegato medio consuma circa 10.000 fogli di carta all'anno, il 45% dei quali finisce nella spazzatura ogni giorno. Quindi, passare alla carta non significa solo semplificare la vita, ma anche costruire un futuro più efficiente ed ecologico.

Il passaggio al digitale facilita anche il lavoro di squadra. È possibile condividere e modificare i file in tempo reale, in modo che tutti siano sempre sulla stessa pagina. In effetti, le aziende che non utilizzano carta sono circa il 30% più efficienti perché le cose vengono fatte più velocemente e gli errori sono ridotti.

Inoltre, il passaggio alla carta aiuta l'ambiente. Il passaggio ai sistemi digitali semplifica anche il lavoro di squadra. I file digitali sono facili da condividere e modificare in tempo reale, così più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Questo migliora la produttività e riduce gli errori dovuti all'utilizzo di file obsoleti. Inoltre, con una maggiore attenzione alla tutela dell'ambiente, il passaggio alla carta contribuisce a ridurre la deforestazione e le emissioni di carbonio.

L'EPA (Environmental Protection Agency) riporta che i rifiuti cartacei costituiscono circa il 25% dei rifiuti in discarica e il 33% dei rifiuti urbani. Ridurre l'uso della carta aiuta a ridurre la deforestazione e le emissioni di carbonio. E la cosa migliore? I file digitali sono più sicuri perché possono essere crittografati, sottoposti a backup e protetti da eventuali danni.

Soluzioni di firma elettronica online

Le ricerche dimostrano che le aziende che utilizzano strumenti di firma elettronica possono ottenere documenti più velocemente dell'80%. La firma dei documenti online è più comune che mai. Basta con la stampa, la firma, la scansione e l'invio di documenti via e-mail. Potete invece utilizzare strumenti come questi per aggiungere firme elettroniche ai vostri file in modo sicuro e legale.

PDFinity: Con la sua funzione di firma elettronica integrata, è possibile aggiungere facilmente firme a contratti, accordi o documenti finanziari. Il design semplice e facile da usare lo rende una scelta obbligata sia per uso personale che aziendale.

Strumenti di pianificazione finanziaria e di budgeting

Gestire le finanze online non significa solo gestire i documenti. Le app di budgeting e gli strumenti di pianificazione rendono le cose molto più semplici. In effetti, oltre l'80% delle aziende più importanti utilizza un software di pianificazione speciale, mentre il 40% di quelle di minor successo utilizza ancora Excel.

Mint e YNAB (You Need A Budget): Queste applicazioni sono ideali per tenere sotto controllo le spese, fare bilanci e fissare obiettivi finanziari. Sono facili da usare e le loro funzioni di monitoraggio automatico rendono la gestione del denaro semplice, sia che siate agli inizi sia che siate già professionisti.

Personal Capital: Se cercate qualcosa di più completo, Personal Capital vi offre strumenti di budgeting e di monitoraggio degli investimenti. Collegando tutti i vostri conti finanziari avrete un quadro chiaro e complessivo della vostra salute finanziaria.

Strumenti per mantenere i vostri dati sicuri e privati

IBM afferma che il costo medio di una violazione dei dati nel 2024 è stato di 4,88 milioni di dollari, il che evidenzia l'importanza di utilizzare strumenti sicuri. Con un numero sempre maggiore di persone che si affidano agli strumenti digitali, mantenere i propri dati finanziari sicuri e privati è più importante che mai.

Crediti: envato elements;

NordVPN e IPVanish: Queste VPN proteggono i vostri dati quando utilizzate le reti pubbliche, assicurando che le vostre informazioni rimangano private e sicure. La loro forte crittografia aggiunge un ulteriore livello di protezione, utilissimo per la gestione delle finanze online.

Bitwarden e LastPass: Questi gestori di password mantengono i vostri account al sicuro creando e memorizzando password forti e uniche per tutte le vostre applicazioni finanziarie. Inoltre, facilitano le cose grazie alle comode funzioni di riempimento automatico.

PDFinity: I suoi strumenti di crittografia aiutano a mantenere al sicuro i vostri documenti sensibili. Con le funzioni di gestione della privacy e dei documenti in un unico posto, è una solida soluzione all-in-one.

Software di pagamento e fatturazione online

PayPal afferma che oltre il 50% ditutte le transazioni online vengono effettuate tramite pagamenti mobili. La gestione dei pagamenti e delle fatture online può davvero ridurre la documentazione cartacea e rendere le cose più fluide.

PayPal e Stripe: questi strumenti semplificano i pagamenti online, sia che si tratti di inviare che di ricevere denaro. Funzionano bene con le piattaforme di e-commerce, il che li rende perfetti per le transazioni online.

FreshBooks e QuickBooks: Sono i migliori per i freelance e le piccole imprese. Offrono fatturazione, tracciamento delle spese e gestione delle imposte, con rapporti automatici che fanno risparmiare tempo e mantengono le finanze accurate.

Software di contabilità online

Gestire le finanze online spesso significa collegare i sistemi di pagamento con il software di contabilità per mantenere tutto sincronizzato.

Xero e Zoho Books: Queste piattaforme offrono potenti funzioni di contabilità come il monitoraggio delle spese, la gestione delle fatture e la generazione di rapporti finanziari. I loro cruscotti di facile lettura offrono una visione chiara delle prestazioni finanziarie.

Wave: Wave è uno strumento gratuito ideale per le piccole imprese e i liberi professionisti che desiderano una contabilità semplice senza spendere molto. Il suo design facile da usare lo rende popolare tra i principianti. Con il 64,4% delle piccole e medie imprese statunitensi che utilizzano un software di contabilità per semplificare le proprie finanze, è chiaro perché strumenti come Wave siano così utili.

Riflessioni finali

Non è solo una tendenza, ma un modo intelligente per promuovere l'efficienza, la sicurezza e la sostenibilità. Strumenti come questo semplificano la conversione, l'organizzazione e la protezione dei documenti. Utilizzando gli strumenti giusti nella vostra routine quotidiana, potrete gestire le vostre finanze in modo più semplice e organizzato.