על פי AIMA, מו עמדים המשתמשים בטפסי יצירת הקשר המקוונים שלה צריכים לוודא כי האיות, הסדר והעיצוב של שמותיהם זהים בכל המסמכים לפני הגשת בקשות למידע או הבהרה.

הסוכנות מזהירה כי פערים בין דרכונים, אשרות מגורים וניירת תומכת עלולים לגרום לסמן בקשות לבדיקות נוספות, מה שעלול להאט את העיבוד או לדרוש מהמועמדים לספק מסמכים נוספים כדי לאשר את זהותם.

סוגיה זו השפיעה במיוחד על מועמדים ממדינות שבהן מוסכמות השמות שונות מאלה הנפוצות בפורטוגל, כגון שמות משפחה מרובים, שמות משפחה מורכבים וריאציות בסדר השמות הנתונות, מה שעלול ליצור פערים כאשר מידע מועבר על פני מערכות ניהוליות שונות.

הדרכה

ההנחיה חלה על בקשות להיתר שהייה הקשורות לניידות של קהילת המדינות דוברות פורטוגזית (CPLP), אשרות שהייה אחרות, כולל אלה לאנשי מקצוע מוסמכים ביותר, וכן

בקשות להארכת ויזה.

לדברי פובליקו ברזיל, יישומים המכילים מידע מדויק מטופלים בדרך כלל מהר יותר. AIMA גם המליצה למועמדים לוודא שכל המסמכים הנדרשים הועלו כראוי לפני שליחת בקשה, וציינה כי לטופס יצירת הקשר המקוון יש מגבלות גודל

.

כאשר כבר קיימות חוסר עקביות, מוזמנים המועמדים להודיע ל- AIMA מוקדם ככל האפשר ולספק ראיות תומכות המוכיחות כי המסמכים השונים מתייחסים לאותו אדם.

בנוסף, הסוכנות הסבירה כי תיקון שגיאות בהתחלה נחשב קל יותר מאשר לבקש תיקונים לאחר כניסת בקשה לשלב העיבוד.

מבצע התאוששות

תזכורת זו היא חלק מהמאמצים של AIMA לשפר את התקשורת עם מהגרים באמצעות הערוצים הדיגיטליים שלה, שכן היא מסתמכת יותר ויותר על מדיה חברתית כדי לספק מידע ולסייע למשתמשים ברשת, ועוזרת להקל על הלחץ על שירותי התמיכה הטלפונית, שלעתים קרובות זכו לביקורת במשך זמני המתנה ארוכים.

הסוכנות הגיבה לתלונות על ביצועיה וציינה כי השיעור ירד למרות עלייה משמעותית במספר המקרים המטופלים.

על פי נתונים רשמיים, התלונות ייצגו כ -0.012 אחוז מההשתתפות בארבעת החודשים הראשונים של 2025, לעומת כ -0.007 אחוזים בתקופה המקבילה בשנת 2026.

הסוכנות גם הדגישה את ההתקדמות בפעולת התאוששות הצבר שלה, ואמרה כי היא טיפלה בכמיליון תיקים ממתינים, ביצעה יותר מ -771,000 מינויים והנפיקה למעלה מ -500,000 כרטיסי היתר שהייה.

יתר על כן, AIMA הוסיפה כי היא ממשיכה לשפר את שירותיה, לאחר שהשיקה לאחרונה מכרז ציבורי בשווי 208,000 אירו לפיתוח פורטל מקוון חדש המוקדש לעולים.

בינתיים, הסוכנות מגייסת 46 אנשי צוות, בהם 21 עוזרים טכניים ו -25 קצינים טכניים גבוהים יותר.